招展工作的组团构成与代理管理形式

发布日期:2017-11-22 发布者:德马吉编辑

  1.招展组团的管理

  展览组织机构为了保证展览项目的品质,通常会采取定向巨星组团的方式来实现基本招展数量,特别是政府主导型展览,如广交会、华交会、昆交会、高交会等展览。展览组团是按照行政区域来进行的,其责任单位是行政区域内与贸易厅局、行业协会或国际组织相关的展览组织机构。发展招展组团单位,利用组团单位的积极性与资源优势来完成招展任务,是展览组织机构提高招展效率,保证展览成功的重要环节。

  (1)合作招展组团单位的基本构成

  ◆当地行业协会。·主办单位的分支机构。

  ◆行业性权威机构(如外经贸局、中小企业发展局等)。

  ◆展览组织机构(公司)。

  ◆海外的专业性国际展览代理机构(公司、旅行社等)。

  (2)招展组团管理的主要工作方法

  招展组团主要通过召开筹备会、检查会、动员会等会议进行管理。展览组织机构通过召开会议来传达招展工作的主要精神;布置具体的招展工作,明确招展任务;鼓舞招展组团单位的士气,培养在组团工作中的归属感与集体感;加强各组团单位间的互助合作精神;检查招展工作落实情况;发现招展活动中的问题,互通讯息,相互学习。

  ◆筹备会。是为展览的筹备工作而召开的会议,国内展览通常是在展览开幕前3个月召开。会议的目的是介绍招展工作筹备情况;布置工作,明确责任;指导招展单位按时按质完成筹备工作;培养集体感和协作观念;同时也为展览组织机构的招展工作征集意见与建议。

  会议通常由组委会最高领导主持,项目经理或协调人主讲。展览组织机构的展品运输、宣传联络、设计施工、行政后勤的具体负责人参加会议并就各部分工作提出要求。同时还应邀请招展组团单位的高层负责人和具体协调人参加会议。

  ◆检查会。是检查招展筹备的工作会议。可以视招展进度情况定期或不定期地举行。检查会议有两种形式:一是招展工作检查会誦过会议检查各组团单位招展进度情况,根据各组团单位招展进度的差异情况,动态协调展位的分配数与组展比例;二是组团展前工作检查会,在展览开幕前一至两个星期召开,主要检查展台施工、展品运输、展台布置等工作及人员行程、住宿、膳食、市内交通等安排。

  ◆动员会。这项会议通常在开幕前一天召开,展览组织机构的主要工作人员与组团单位负责人都将出席。会议要求参加组团的参展商服从组团单位的统一指挥,进一步严明纪律,鼓舞士气,出台组团和管理办法。要求参展工作人员具有高度的责任心和荣誉感,建立良好的展台环境与秩序,提高工作效率。

  (3)招展组团工作的重要作用

  ◆提高展览会的影响力,加快信息的有效快速传递。·充分利用各方资源,优势互补,加快资源整合。

  ◆最大程度挖掘新客户,壮大参展队伍。·降低招展成本。

  2.招展代理的管理

  招展代理是展览组织机构借用外部力量来做大做活展览组织的有效手段。通过招展代理可以有效扩大招展组织工作的网络,拓展营销规模,为展览组织机构增加经济效益。因为,只有具备良好资质的招展代理商才能切实地履行职责,按时完成招展任务,所以这项工作的要点就是要加强对招展代理商资质的管理。

  (1)招展代理组织形式

  ◆独家代理。在规定时期内,展览组织机构将某一地区的招展权赋予某家代理商独家负责,展览组织机构与其他代理商在该地域内不再进行展览项目的招展活动。独家代理只有通过展览组织机构的资质审查并承诺完成一定数量的招展任务,才能取得这项授权。

  ◆排他代理。展览组织机构赋予代理商在规定地区与规定时间内的招展权,在该地域内不再安排其他代理商进行该展览项目的招展,但展览组织机构不在限定的范围,可在该地区招展。国外招展代理通常可采取这种形式。

  ◆一般代理。展览组织机构在同一地区同时委托若干代理商作为展览组织机构的招展代理,并明确各招展代理商的招展权限,展览组织机构也可在该地区实施招展,采用此招展代理方式时,需明确统一的代理条件。

  ◆承包代理。代理商买断一定数量的展位,不论能否完成约定的招商数量,代理商都需将商定的展位费付给展览组织机构。

  (2)对代理商管理的有关规定

  ◆定期提交代理情况的书面报告。每隔一段时间,要求代理商定期汇报其招展情况,汇报代理商和当地参展商对展览的看法、意见和建议,并对所在区域的市场做出分析,形成简要书面报告上报给展览组织机构。项目负责人根据实际情况再对招展工作安排做必要调整。

  ◆招展价格的控制。代理商对外招展应严格按照代理合同所规定的价格折扣进行操作。展览组织机构给予代理商的代理费和准许代理商给予参展商的折扣须严格区分,由展览组织机构决定是否给予参展商展位折扣,代理商无权给予,以免引起招展价格的混乱。独家代理、排他代理和一般代理的代理费,通常是该代理商所交参展费总额的15%、2;承包代理的代理费用要高于20‰的水平,或可达到2甚至更高。承包代理一般只有在完成承包展位数量后才可提取代理费。为鼓励代理商的招展积极性,给代理商的代理费可以采取累进折扣制,即按招展的不同数量给予对应的代理费比例。

  ◆收款与展位划定。所有参展商展位的分配应统一由展览组织机构控制和最后确定,代理商只能按与展览组织机构商定的展位分配进行划位,如遇特殊情况,代理商必须向展览组织机构提出展位划位的申请,并经展览组织机构书面认可后才能实施。

  ◆参展商的费用管理。代理商(除承包代理外)原则上不得代收参展商的参展费及其他一切费用,个别特殊情况,可允许代理商代收参展商的参展费用,但须在展览组织机构指定时间内,将其所代收的展位费扣除商定的代理费后的余额全部汇入到展览组织机构指定账户。

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