招展活动的控制管理,需要做什么

发布日期:2017-11-23 发布者:德马吉编辑

  要使展览在与同类展览的竞争中脱颖而出,招展活动的控制管理非常重要主要体现在建立在创新的招展策略和管理方法上,如为重点参展商策划参展计划书,编制有效的招展进度计划,为营销人员制定目标考核办法等。

  1.为重点参展商策划参展计划书

  为重点参展商编制参展计划书是国际展览组织机构普遍采用的营销策略,也是提速整体招展活动的有力举措,展览营销工作实践证明,参展企业普遍存在从众心理。重点参展商积极参与到展览项目中对其他参展商具有良好的示范效应。因此,为重点参展商策划参展计划书,使之尽早作出参展的决定,扩大招展的影响,对于整体的招展活动有重要的影响。

  参展计划书提倡简洁且具感染力,针对重点参展商的企业特性与产品特点,提出有利于参展商营销的展览信息,如展览的宣传推广计划、意向重点参展商名录、大型采购组织与会消息等协助重点参展商所在企业的领导和参展负责人更好地制定参展决策。计划书的基本内容有:

  ◆场地规划一一应明确指出重点参展商可优先选择的特色区域。

  ◆场地协定一一为迅速将潜在的目标参展商转化为现实的客户,应提供格式化的场地协议。

  ◆统计分析一一历届展览专业观众的分类与构成比例(这是针对参展商的核心服务内容),协助重点参展商评估展览,理解参展价值。

  ◆行业调查一一参展商专业结构调查,尤其是参展行业的发展趋势的信息调查,对重点参展商是具有实际价值的“增值”服务。协助重点参展商迅速评估与参展有关联的核心信息。

  ◆参展价值一一展区和展位的有效细分为重点参展商提供最佳市场推广平台,对此类展区与展位进行详细的描述,增进重点参展商的参展信心。

  ◆增值服务一一展览组织机构为重点参展商提供的一系列增值服务措施列表。(如网络服务、贸易撮合服务、商务旅行服务等)。

  ◆宣传信息一一通过对展览组织机构所确定的宣传推广计划的详尽介绍使重点参展商有效评估参展对企业的重要影响力。

  2.编制招展进度计划

  招展工作实施前,展览组织机构应先制定招展进度计划,统筹规划招展营销工作及要达到的具体效果。预先规划采取的招展形式和时间要求以及各阶段招展工作要达到的程度与效果等。招展进度计划的制定可对展览招展工作实施总体监控,对照检查,发现问题后及时调整策略,从而保障招展工作顺利完成。招展进度安排一般采用表格的形式,如表5-1所示。

表5-1 招展进度计划表
时间 地点 招展方式与措施 拟完成的招展目标(%)

  2012年xxxxxx展览项目代理协议书代理协议

  编号:

甲方:xxx展览有限公司

  乙方:

  甲乙双方经友好协商,就甲方授权组织的_____________活动(以下简称“活动”〕的招商、招展代理事宣达成如下恸议:

  一、合作宗旨

  1、发挥各自忧翔友掘各自资派条件,优势互补,互惠互利;

  2、双方均应遵守国家有关法律、法规和活动规定。

  二、甲方责任

  1、甲方对活动合法忖和质量承担全部贡任;

  2、负贡向乙方供活动有关的资料、文件;

  3、甲方负活动的组织、承办工作;

  4、甲方根据约定向乙方支付代理费,为客户統一出具正式发票。

  三、乙方责任

  1、按括动的总体要求讲行招商,并经常向甲方通报招商情况;

  2、在报名截止E期前,将会议费或位費入甲方指定账户;

  3、执行統一标准收费,不得向加活动的代表收取额外费厍;

  4、自行承招商、招过程中的一切费用。

  四、代理费的计算

活动内容 招商招展数量 代理费 备注
      人/展位以下
     人/展位以上

  注:甲方在活动结束后的3日内向乙方支付代理费。

  五、其它

  1、议自甲乙双方签字盖章之日起生效。有效期至活动结束为止;

  2、本协议一式两份,甲乙戏方各持一份,具有司等效力。

  甲方:xxx国际会展公司 乙方:

  代表:                            代表:

                                    年 月 日

  在展览营销实践中,典型的新展览项目招展进度计划为:展览开幕前12个月,开始招展营销工作,针对性的招展宣传推广活动同时铺开,使目标参展商对展览有一定的认知;展览开幕前9个月,招展全面展开,宣传推广活动范围进一步扩大;展览开幕前6个月,基本结束拜访重点参展商的工作,招展宣传推广活动范围逐步缩小,招展任务完成5左右;展览开幕前3个月,招展任务基本完成,对意向性的目标参展商进行服务跟踪,为展览顺利开幕做准备。

  3.制定营销人员的目标考核机制

  为有效地调控招展进度,需为营销人员建立目标考核机制,通过考核机制及时掌握营销人员在招展过程中的效率、方法与状态。有了明确的目标考核,营销人员就会对目标进行深人研究,有效组合招展的方法和技巧,并及时反馈相关招展策略与市场环境变化的动态关系。建立目标考核机制,对于招展过程中出现的问题就可以采取调整人手或完善招展策略的方法去解决,从而确保招展计划的所有部分都能有序连贯地进行。

  (1)制定目标考核的原则

  为确保招展工作处于最佳的状态和结构,考核要明确招展进度在规定时间内所应达到的目标。鼓励营销人员通过不断的努力实现团队工作目标与个人表现愿望。

  各展览组织机构就如何制定考核目标各有其不同的思路,有制定每季度或每年度的招展基准数,也有制定每月度招展基准数的做法。无论哪一种,都是通过明确销售团队的招展进度目标,来实现不偏离既定的招展方向,从而促使全体营销成员完成个人目标,确保招展整体进度的实现。

  招展目标考核的制定要考虑公平性和合理性的原则。切忌仅要求营销人员一味追求招展目标而忽略营销人员在招展过程中的个人成就感和团队荣誉感。应让营销人员更多地参与到决策的过程中,参与目标考核方法的制定,使其更加明确招展的目的和要求,从而增加展览组织机构对招展进度的有效控制。

  (2)量化考核目标

  量化考核目标对控制营销进度非常重要。由于展览业涉及的范围比较复杂,经常会出现偏离目标的情况。量化目标就是指明销售团队在一个具体的时间段需完成的指标或任务。有了目标的指引整个销售团队就能共同努力,随时互相提醒、相互激励,整个招展活动按预期实现的可能性就会大大增强。在量化考核目标的工作中,要科学地导人激励机制,在营销人员分享团队的工作效率和荣誉的同时,也要为优秀的营销人员提供表现与发展的空间,树立榜样。

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